Современный этикет: автоответчик и мобильный

Автоответчики позволяют нам практически всегда отвечать на телефонные звонки. Они помогают тем, кто звонит, ведь, оставив свое сообщение, человек чувствует, что он сделала если не всю, то половину дела. Лицам, которым звонят, автоответчики помогают тем, что предоставляют возможность не отвлекаться на разговоры в неудобный, не подходящий для этого момент.

Никогда не следует использовать автоответчики для отсеивания нежелательных звонков, поднимая трубку только когда из машины звучит "нужный" голос. Значительно лучше (и вежливее) подождать 10 минут и перезвонить нужному человеку, чем поднимать трубку, после того, как прозвучит все сообщение.

Записывая сообщения на своем автоответчике, следует не забывать:

· Назвать свое полное имя;

· Изложить сообщение кратко и говорить по существу. Напомните человеку, который звонит, чтобы он оставил свои данные (имя, название организации и т.д..), Номер телефона и краткое сообщение;

· Избегать шуток;

· Четко указать, как работает система. Обязательно укажите, есть ли лимит времени для записи сообщения. Если "необходимо дождаться третьего / короткого сигнала", чтобы начать запись, скажите об этом;

· Указать время, когда вы будете на месте, или когда вы сможете проверить сообщения на своем автоответчике. При этом будьте как можно точными: "Я буду на месте после трех" лучше, чем "Буду после обеда."

Ваше сообщение может быть примерно таким:

"Павел Нечитайло у телефона. Я буду на семинаре в понедельник и вторник и вернусь в офис в среду. Оставьте, пожалуйста, Ваше сообщение, чтобы я смог позвонить Вам". Или: "Здравствуйте. Это Светлана Чередняк из отдела планирования компании АБВ. Меня или нет в офисе, или я на другой линии. Оставьте свои имя и номер телефона, и я перезвоню Вам, как только получу возможность".

Оставляя сообщение на автоответчике:

Современный этикет: автоответчик и мобильный· Внимательно слушайте сообщения, чтобы точно знать, что вы дозвонились тому, чей номер набирали.

· Говорите медленно и четко. Начинайте со своего имени и номера телефона.

· Убедитесь в отсутствии посторонних шумов.

· Не говорите о личных или конфиденциальных вопросах - ваше сообщение может прослушать третье лицо. Даже при том, что прослушивание чужих сообщений - явное проявление дурных манер, такая практика, к сожалению, довольно распространенная.

· При необходимости сообщите владельцу автоответчика о неполадках с техникой.

· Повторите свое имя и номер телефона в конце сообщения. Это очень важно, потому что человеку не придется разыскивать телефон в своих записях или прослушивать сообщения еще раз.

· Заканчивайте сообщение вежливо и в соответствии с техническими требованиями. Не бросайте трубку на полуслове.

КАК БЫСТРО НЕОБХОДИМО ОТВЕЧАТЬ НА сообщения, оставленные на автоответчик?

Сотрудник банка с слишком высокой самооценкой установил для себя правило относительно сообщений, оставленных на его автоответчике: он отвечал только на звонки тех людей, которые трижды звонили ему. Применив это правило относительно важного клиента, он допустил серьезную ошибку. Одного телефонного звонка от его начальника было достаточно для того, чтобы сотрудник навсегда забыл свое правило.

Невозврат телефонных звонков (не реагирования на сообщения, оставленные на автоответчике) - одна из наиболее частых причин возникновения неудовлетворенности, разного рода проблемных ситуаций как в повседневной жизни, так и в деловой сфере. Поэтому, например, в некоторых компаниях, занимающихся продажей товаров и услуг, существует правило отвечать на звонки не позднее, чем через час! В противном случае можно потерять потенциального клиента.

Деловой этикет установил определенные общие нормы об ответе на сообщения, оставленные на автоответчике:

· Ответ на сообщения, оставленные на автоответчике, дается не позднее 24 часов. В том случае, когда человек, которому вы звоните, отсутствует, не забудьте оставить свое сообщение. Даже, если у вас нет полной информации, которая необходима клиенту или коллеге, важным будет проявление вашей ответственности и готовности сотрудничать, которые являются основными компонентами вежливости. В том случае, когда по каким-либо причинам вы не можете позвонить сами, попросите, чтобы это сделало другое (компетентное) лицо.

Перезвонив человеку для того, чтобы предупредить о задержке в работе или о невозможности оказать ему помощь, вы тем самым все равно сделаете ему услугу; Ваш звонок даст человеку возможность знать реальную ситуацию и соответственно действовать. Задержка вызова с плохими новостями лишь усугубит ситуацию. Возможно, кто-то собирается принять соответствующее решение на основе того, что вы (он надеется) скажите. Чем раньше вы предоставите реальную информацию, тем более сознательно будет действовать другой человек.

Девушки с мобильным телефоном· Ответьте на вызов, когда вы пообещали это сделать. Пообещав перезвонить "в следующий вторник" / "как только закончится семинар", сделайте, как сказали. Не держите человека в "подвешенном" состоянии, как мы знаем: "Нет ничего хуже, чем ждать и догонять."

· Если вы назвали время, когда вам можно позвонить, обязательно будьте на месте. В том случае, когда вдруг возникли неожиданные проблемы, ведите себя так, как и в ситуации, когда необходимо перенести любую другую деловую встречу.

· Если некоторое время вас не будет в офисе, предупредите секретаря / коллег о том, когда точно вы вернетесь. Таким образом лицо, которому необходимо с вами переговорить, не получит несколько совершенно разных вариантов ответов о времени, когда вас можно застать на месте. Любой упадет в отчаяние, когда на свой первый звонок получит ответ: "Он должен сейчас вернуться", позвонив вторично, услышит: "Он будет в офисе после обеда" и, наконец, позвонив в третий раз, узнает, что: "Ой, он взял эту неделю за свой счет."

Особенно важно точно указать время своего возвращения в офис в том случае, когда кто-то из коллег имеет возможность поднять трубку телефона раньше, чем сработает автоответчик. Неплохой идеей может быть специальная записка, положенная на рабочем столе у ​​телефона, указанному в ней время, когда вы рассчитываете вернуться в офис.

ИСПОЛЬЗУЕМ МОБИЛЬНЫЙ

Использование мобильных телефонов - одно из самых сложных вопросов делового этикета. Наличие мобильной связи привела к тому, что лицо, звонит, как правило, ожидает мгновенного соединения с нужным ему человеком и решения своих проблем. При этом чаще всего игнорируются время разговора местонахождения собеседников и тема беседы. Значительное число компаний в наши дни ожидает, что, благодаря мобильной связи, их сотрудники при необходимости будут всегда "под рукой", даже находясь вне офиса или находясь в отпусках.

Не имея возможности контролировать действия других, вы можете и должны соблюдать правила этикета по использованию мобильных телефонов:

· Оставляйте свой телефон включенным только если звонки на ваш телефон не будут создавать неудобств для других

Избегайте звонков на ваш телефон, которые прерывали беседу с человеком, который находится рядом с вами. Перед началом разговора отключите телефон (переставьте его на режим приема сообщений) или предупредите собеседника, что вы ожидаете важный звонок (он должен быть именно таким), извинитесь, услышав сигнал.

· Концентрируйте свое внимание только на одном человеке (той, которая находится рядом с вами). Когда вы разговариваете э человеком, который находится рядом, уделяйте ему все свое внимание. Если вы ждете вызова ваше внимание к собеседнику, очевидно, будет неполной. Если вы только закончили разговор по телефону, вы также скорее всего еще будете мнениями со своим собеседником и, как результат, снова не сможете полностью уделить внимание человеку, который находится рядом.

· Услышав звонок, сразу же извинитесь перед кем-либо, кто находится с вами рядом. Старайтесь не затягивать разговор и как можно скорее закончите ее. Никогда не отвечайте на звонки в местах или в манере (тон голоса, язык и т.д..), Которые были бы неудобными или неприемлемыми для других.

· В том случае, когда вам необходимо позвонить с публичного места, отойдите подальше от других людей и говорите как можно тише. Проявлением чрезвычайно плохих манер будет неприятие во внимание чувств и реакции окружают-, щих на то, что вы говорите, и на то, как вы говорите. Когда тема разговора очень важна, легко забыть, что рядом находятся другие люди. Многие и не подозревают, как раздражают и отвлекают разговоры, которые ведутся вокруг и которые нет никакой возможности не слушать.

Девочка и автоответчик· Использование мобильного телефона на улице или в такси совершенно допустимо, если для этого есть веская причина: если вы опаздываете на встречу; если вы забыли передать важную информацию; если вы упомянули о необходимости переговорить с коллегой перед началом заседания. Не забывайте только в подобных ситуациях, идя по улице, не говорить слишком громко - повысив без необходимости голос, вы можете создать у прохожих впечатление о себе как о человеке, который пытается привлечь к себе внимание других. Не забывайте также о безопасности, особенно переходя улицу или идя сквозь толпу.

· Не оставляйте свой телефон включенным во время деловых заседаний. В том случае, когда вы ожидаете важный срочный звонок, получите разрешение председательствующего не выключать телефон и выйдите из помещения, где проходит заседание, как только услышите / почувствуете сигнал.

· Никогда не оставляйте включенным телефон во время публичных мероприятий: в кинотеатрах, театрах, на концертах, в церкви, в аудитории, на похоронах. В том случае, когда вы забыли выключить телефон и начал звонить, извинитесь перед окружающими и как можно скорее притиште его / выключите звук, даже если это означает отключить его, не ответив.

· В ресторанах можно оставить телефон включенным только в том случае, когда вы ожидаете особенно важен или срочный звонок. В принципе же считается неповажливим и непрофессиональным звонить и принимать звонки во время деловых и светских ешь.

Избегайте разговоров по телефону, сидя за рулем автомобиля. Недавние исследования показали, что количество аварий машин, водители которых разговаривали по телефону во время движения, равно количеству аварий машин, водители которых были нетрезвыми. Другие исследования показывают, что водители, которые, ведя машину, разговаривают по телефону, таким образом в четыре раза больше подвергаются опасности попасть в аварию, чем водители, избегают телефонных разговоров.

Если ваша работа предполагает частые переезды машиной, по возможности купите модель телефона со спикерфоном или с технологией блу тус ("blue tooth"), которые дадут вам возможность контролировать руль двумя руками.

· Никогда не отвечайте на звонок мобильного телефона и не начинайте разговор, будучи в туалете: вы можете попасть в очень неприятную ситуацию.

· Всегда помните, что окружающие могут услышать ваш разговор по телефону. Никогда не называйте имен клиентов и деловых партнеров, обсуждая дела по телефону. Избегайте обсуждения конфиденциальных или деликатных вопросов, особенно в офисе или в публичных местах, - мобильные телефоны никогда не гарантируют безопасности.

· По возможности покупайте модель телефона, которая имеет беззвучный режим, - никто кроме вас не будет знать, что ваш телефон звонит. При этом не стоит, почувствовав движение телефону, каждый раз вздрагивать, вызывая удивленные взгляды окружающих.

· В тех ситуациях, когда ваш телефон выключен, используйте систему принятия телефонных сообщений.


Если стресса избежать не удалось

Стресс - это совокупность общих неспецифических биохимических, физиологических и психологических реакций организма вследствие действия чрезвычайных раздражителей различной природы и характера,...


Как не травмировать ребенка разводом родителей

СОВЕТЫ ДЛЯ РОДИТЕЛЕЙ, КОТОРЫЕ ХОТЯТ СОХРАНИТЬ ПСИХИКУ СВОИХ ДЕТЕЙ Развод - процесс всегда травмирующий, особенно для самых маленьких членов семьи. Когда стоит расставаться и как сделать это так,...


Методы решения конфликтов. Как выйти сухим из воды.

В основе эффективного общения, несомненно, лежит методика эффективного слушания и умение говорить. Б. Бест и М. Бердж включают сюда такие компоненты, как эмпатия, валидация, осознания, обобщения,...


Как себя вести в конфликтной ситуации

О конфликте говорят тогда, когда противоречие между людьми начинает осознаваться и требует решения. Часто причиной конфликта является неправильное поведение участников общения.Конфликт - это...


Техника речи. Стиль произношения и язык движения тела

Для оратора большое значение имеет техника речи, составляющими которой являются постановка речевого дыхания, дикция и орфоэпия (т.е. правильное литературное произношение). Суть техники речи - в...


Офисный этикет: Разговор по телефону

Очень часто офисная техника помогает в наших делах, не менее редко и сама техника забирает у нас значительное количество времени. Кто не был раздражен, получив совершенно не срочный и не нужен...


Современный этикет: двери лифт лестница

Очень часто мы попадаем в сложные ситуации у дверей, лифтов и лестниц и проблема в том, что не можем выбрать правильное поведение. Должны ли мы придерживать дверь? Надо ли выходить из лифта в...


О чем может рассказать выражение нашего лица и положение тела

Выражение лица имеет чрезвычайно важное значение среди всех элементов языка тела. Никакая другая часть человеческого тела не имеет такого разнообразного богатства невербальных выражений. Так, улыбка...


Как начать разговор, презентацию или семинар

Начало разговора: Для многих людей наиболее сложной частью любого разговора является ее начало. Есть несколько вариантов фраз, которые можно успешно использовать для того, чтобы начать беседу...


Неформальная беседа: умение слушать и говорить

Важным элементом знакомства, после представления человека, рукопожатия и возможного обмена визитными или бизнес-картами, является неформальная беседа. Неформальная беседа происходит также при ...


Нетрадицонный секс: гомосексуализм и бисексуальность.
Гомо и бисексуальность. В данной статье речь пойдет про сексуальную форму поведения, которая на протяжении последних десятилетий является объектом наиболее противоречивого к себе отношения. Целью расс ...

Что таит в себе мода
В узком смысле понятие мода употребляют, прежде всего, в отношении наряда, который должен придать человеку больше красоты и привлекательности. Хотя основное назначение одежды со времени ее возникновен ...

Татуировки звезд
Татуировка прилагалась к человеку еще с первобытных времен, отражая его мировоззрение.  История татуировки насчитывает не менее 6000 лет. Самые древние татуировки найдены при раскопках египетск ...

Оптимизм жизни и сила оптимизма человека
Я очень люблю весну, то ее время, когда уже хорошо пригревает солнышко и люди начинают готовиться к праздникам... Идешь по городу и радуешься вымытым окнам, запаху краски, чище, чем всегда, тротуара ...

На кого пойти учиться в наше время
Я сейчас подвергаю сомнениям все, чему учили меня в школе, в частности и постулаты Григория Сковороды. Мне трудно понять тот факт, что 100 ежегодных выпускников исторического или филологического фак ...

Отзывы (0)  Распечатать
Добавление комментария