Неформальная беседа: умение слушать и говорить

Важным элементом знакомства, после представления человека, рукопожатия и возможного обмена визитными или бизнес-картами, является неформальная беседа. Неформальная беседа происходит также при встрече со знакомыми, коллегами, клиентами и деловыми партнерами в разных местах - на работе, в ресторане, на улице, в банке и т.п.. Перед началом деловых встреч и переговоров на любом уровне присутствуют ведущие неформальную беседу, что, как правило, длится короткое время - до 10 минут и не связано с деловыми вопросами.

Умение вести неформальную беседу на темы, не связанные с делами, бизнесом, является чрезвычайно важной составляющей процесса установления, поддержания и развития любых деловых отношений. Оно усиливает имидж профессионала, улучшает отношения с коллегами и облегчает общение с клиентами. Если вы работаете в крупной организации, неформальная беседа может быть единственной возможностью общаться с сотрудниками из других подразделений. В дополнение, неформальная беседа может быть способом установления контактов с вашим начальником / руководителем. [Техника делового общения]

В любом случае следует делать все возможное, чтобы общение с разными людьми работало на вас, усиливало ваш профессиональный имидж. Вы не захотите, чтобы у людей после встречи с вами создавалось впечатление о вас как о неуклюжей, неловкую или же, наоборот, напыщенную лицо.

Оксана Пилипчук, начальник отдела, любит свою работу, но ненавидит понедельники потому, что каждый из них начинается одинаково. Как только она выходит из лифта, к ней приближается Иван Зайченко, амбициозный молодой сотрудник, который горит желанием поговорить с Оксаной. Не успевает и снять свое пальто, как Иван приветствует ее традиционным: "Доброе утро, как ваши дела?", А затем, не дожидаясь ответа, начинает свой монолог: "Вы знаете, я целые выходные думал над планами, которые обсуждались на прошлой неделе, и пришел к определенным выводам... "

Иван никогда не находит времени для недолгой приятной неформальной беседы. К тому же он не дает возможности Оксане даже вставить слово. Он следует за Оксаной, пока она вешает пальто, открывает портфель, раскладывает бумаги и пытается (часто без особого успеха) сосредоточиться перед пятиминуткой, которая проводится каждый понедельник. Иван никогда не сможет понять, почему его имя постоянно "выпадает" из списка сотрудников, рекомендованных на повышение по служебной лестнице и разного рода поощрения.

Каждая встреча с другими людьми дает вам возможность продемонстрировать свои хорошие профессиональные манеры. Несмотря на то, с кем именно вы встречаетесь - с незнакомцем или человеком, которого видите каждый день, впечатления о вас, что сложится от такой встречи у другого лица, в значительной мере будет зависеть от вашего умения вести беседу, а также от понимания вами, когда именно можно и стоит начинать разговор.

Умение эффективно вести, неформальную беседу включает три основных компонента:

1. умение настроиться на беседу;
2. умение слушать;
3. умение говорить.

УМЕНИЕ Настроиться на БЕСЕДУ

Чтобы настроиться на разговор, даже если она продлится не более 3-5 минут, необходимо выполнить следующие условия:

Неформальная беседа: умение слушать и говорить

· Создать соответствующую обстановку. По возможности надо снять или уменьшить влияние всех внешних факторов, которые могут мешать: посторонний шум, музыка, телефонные звонки и т.д.. Уменьшить звук в автоответчика. Чтобы снять физический барьер между вами и собеседником, не сидите с ним через стол, поставьте его стул сбоку.

· Сконцентрироваться на разговоре. Во время разговора не стоит обдумывать вопросы, далекие от обсуждаемой темы (деловая встреча во второй половине дня; ремонт холодильника и т.д.).. Старайтесь, чтобы ваше физическое состояние (головная боль, усталость, голод), как и ваши эмоции, не мешал вам эффективно общаться.

Быть внимательным к своим жестов, мимики и позы. Ваши движения и телосложение должны демонстрировать готовность общаться. НЕ совайтесь на месте, не кусайте губы, не мурлыкает любимый мотивчик, не играйте с волосами или украшениями.

Имейте в виду, что отведенный в сторону взгляд или отвлеченный от собеседника туловище могут быть расценены как проявление незаинтересованности в беседе, отсутствие должного внимания.

Для того, чтобы продемонстрировать готовность к разговору, интерес и уважение к собеседнику, необходимо:

· Улыбнуться. Улыбка - знак дружелюбия, дружественности и открытости. Многие забывают о ней и ожидает, что противная сторона будет вести с ним разговор, несмотря на равнодушен, отстранен, а порой и враждебное выражение лица.

· Иметь соответствующую позу. Открытая поза является невербальным сигналом того, что вы открыты для восприятия идей собеседника. Вернитесь к человеку, с которым разговариваете. Своим телосложением демонстрируйте внимание. Не скрещивайте руки перед собой - этот жест может быть расценен как проявление закрытости или агрессивности. НЕ наближуйтесь к собеседнику больше, чем на расстояние вытянутой руки (принята в западной деловой культуре расстояние между людьми). Если вы подойдете ближе, ваш собеседник может чувствовать себя некомфортно, а значит, его внимание будет меньше и, соответственно, снизится общий эффект от разговора.

· Немного наклониться вперед. Таким образом вы подчеркнете свое внимание и заинтересованность разговором. Если вы будете сидеть или стоять далеко от собеседника, ему придется повышать голос, который будет мешать нормальному комфортному общению.

· Обращать внимание на тон и ясность своего голоса. Если вы шепчете, бормочете или говорите слишком громко, вы очевидно затрудняет сам процесс общения.

· Смотреть на собеседника / смотреть в глаза собеседнику. Прямой взгляд в глаза - не лучший способ сказать: "Я слушаю", не раскрывая рта. Большинство людей испытывает невнимание собеседника, если тот смотрит в противоположную сторону комнаты, в бумаги на столе и, особенно, на часы. Несмотря на человека, с которым разговариваете, старайтесь не "упираться" в ней глазами. Такой безотрывным взгляд может восприниматься как оскорбление или запугивания.

· Иногда одобрительно кивать. Такой жест будет проявлением согласия или же просто понимание. Старайтесь не кивать очень часто.

Умение слушать состоит не только в готовности отдать свое внимание собеседнику и в создании соответствующих - необходимых условий для беседы.

Это умение включает также другие важные компоненты:

· Предоставлять собеседнику возможность говорить. В принципе, мы должны стараться говорить меньше, чем мы слушаем. Предоставив человеку возможность говорить, просто спокойно слушайте то, что она хочет вам сказать. Не прерывайте собеседника, дайте ему закончить предложение, мнение. Не занимайтесь угадыванием того, что он скажет дальше. Не думайте, что потом скажете вы. Ваша задача слушать, а значит:

1) стараться понять мнение / позицию собеседника;

2) задавать вопросы для более полного понимания и использовать соответствующие фразы для поощрения собеседника ("Не могли бы Вы объяснить это подробнее"; "Что точно означает ...?";" Я понимаю "," Интересно "," Действительно? " ит. др.)..

3) показать, что вы поняли сказанное. Таким образом ваш собеседник увидит, что вы правильно восприняли его слова.

Вы можете:

а) слово в слово повторить услышанное;

б) повторить сказанное, заменив "Я" и "Вы" / "Ты" - собеседник: "Я ищу новую работу", Вы: "Ты ищешь новую работу";

в) повторить услышанное своими словами - собеседник: "Моя работа неинтересна", вы: "Ты недоволен своей работой" / "Ты не получаешь удовольствия от работы".

Старайтесь не использовать фразы: "Что ты хочешь сказать, это ..." Ваш собеседник уже сказал, что думал. Такая ваша фраза может свидетельствовать, что теперь вы пытаетесь понять сказанное;

4) избегать отрицательных ответов и замечаний, которые могут заставить собеседника прекратить беседу ("Мы уже слышали об этом"; "Зачем опять об одном и то же?").

· Делать паузу перед плетень, как-то сказать. Это поможет вам избежать возможности сказать что-то нежелательное, что "сорвалось с языка", а также уменьшит вероятность прерывания собеседника, который еще не закончил свою мысль.

· Слушать целенаправленно. Старайтесь воспринимать слова собеседника с максимально неподдельным интересом. Интересуйтесь человеком, с которым разговариваете. Ищите в услышанному полезную для вас или для другого информацию. Если вы будете знать, что через некоторое время повторите услышанное коллеге / друзьям / знакомым и т.д., вы будете слушать собеседника внимательнее.

· При необходимости записывать услышанное (если есть такая возможность). При этом имейте в виду, что некоторые люди начинают нервничать и не могут свободно изложить свое мнение, когда видят, что их слова записывают. Поэтому для уменьшения подобного накала можно сказать: "Это такая хорошая идея, я не хотел бы его забыть". Как говорит китайская пословица: "Беднейшие чернила лучше, чем даже очень хорошая память".

· Установить эмоциональный контакт с собеседником. Для этого следует повторять - "отражать" некоторые элементы поведения другого лица, как жесты, позу, тон голоса, часто употребляемые слова и фразы, а также выражение лица. Конечно, делать это следует умеренно, так, чтобы у собеседника не сложилось впечатление, что его передразнивают.

ДиалогУМЕНИЕ ГОВОРИТЬ

Очевидно, что во время разговора вы будете говорить. Ведь молчание в данном случае будет таким же проявлением плохих манер, как и монополизация беседы. Люди могут расценивать молчание как проявление враждебности или незаинтересованности. Главное в технике речи - знать, когда говорить и что говорить.

Что делает неформальную беседу неформальной? Два момента: продолжительность и темы, которые обсуждаются. Неформальная беседа - это краткое обсуждение нейтральных или относительно незначительных вопросов. Важно помнить, что неформальная беседа не означает и не предполагает обсуждения деловых проблем, дел в целом.

Если вы принимаете участие в мероприятии, предусматривающий ведение неформальной беседы (конференция; социальное мероприятие, организованное компанией), не стойте все время на одном месте, двигайтесь по помещению, контактируя с разными людьми. В английском языке для обозначения такого рода действий является очень удачное выражение - "work the room". Подходите к присутствующим, здоровайтесь, представляйте себя и начинайте разговор. Не задерживайтесь долго с одним человеком. Приемлемая продолжительность неформальной беседы в подобных ситуациях - от 4 до 7 - 8 минут, в зависимости от того, с кем именно вы говорите. И не забывайте, что неформальная беседа не может напоминать деловое заседание.

Вы не можете знать, когда именно появится возможность для неформальной беседы, но вы можете быть готовым к ней. Так, если вы встречаетесь с кем впервые или принимаете участие в деловой встрече, вы можете прийти с подготовленными темами для разговора. Такая подготовка поможет вам и другим облегчить первые минуты встречи, избежав неловкого молчания. Подготовка такого рода не занимает много времени, вы можете, например, обдумать, о чем хотите поговорить с представителем фирмы в другом городе, по дороге в аэропорт, где будете его встречать. Чем чаще вы будете готовиться к неформальной беседы заранее, тем с каждым разом легче будет для вас этот процесс. Попав через некоторое время в подобную ситуацию, вы даже сможете использовать старые наработки.

Темы для разговора можно найти:

• читая ежедневную газету и месячные журналы;
• наблюдая за происходящим вокруг вас;
• читая соответствующую специальную литературу;
• собирая интересные материалы, факты истории, статистические данные.

Приемлемыми (и безопасными) темами для неформальной беседы являются:

• погода;
• спортивные события;
• движение транспорта на дорогах;
• текущие события, которые не являются противоречивыми (как вручение отличий артистам, писателям и т.д..)
• путешествия;
• книги;
• искусство;
• общий опыт в определенной области;
• хобби и увлечения;
• отдых;
• положительные комментарии относительно места проведения мероприятия; города, где он проходит (в соответствующей ситуации).

Нежелательными темами для неформальной беседы являются:

• проблемы вашего здоровья;
• проблемы чужого здоровья;
• доходы; стоимость вещей;
• персональные проблемы;
• слухи;
• неадекватные шутки;
• проблемы религии;
• вопросы политики, социальной жизни, которые вызывают противоречия;
• интимные детали вашей личной жизни.

Следует не забывать, что неформальная беседа не предполагает обсуждения ни взаимоотношений между сотрудниками, ни дел. Беседа такого типа является легким, не слишком серьезным обсуждением вопросов, которые вызывают интерес всех. Серьезные темы заслуживают серьезное обсуждение при наличии соответствующего (необходимого) времени.

Неформальную беседу часто ведут три или более собеседников. Независимо от их количества необходимо, чтобы каждый имел возможность высказаться. Включение каждого из присутствующих в беседу является простым проявлением хороших манер и вежливости.


Как начать разговор, презентацию или семинар

Начало разговора: Для многих людей наиболее сложной частью любого разговора является ее начало. Есть несколько вариантов фраз, которые можно успешно использовать для того, чтобы начать беседу...


О чем может рассказать выражение нашего лица и положение тела

Выражение лица имеет чрезвычайно важное значение среди всех элементов языка тела. Никакая другая часть человеческого тела не имеет такого разнообразного богатства невербальных выражений. Так, улыбка...


Современный этикет: двери лифт лестница

Очень часто мы попадаем в сложные ситуации у дверей, лифтов и лестниц и проблема в том, что не можем выбрать правильное поведение. Должны ли мы придерживать дверь? Надо ли выходить из лифта в...


Офисный этикет: Разговор по телефону

Очень часто офисная техника помогает в наших делах, не менее редко и сама техника забирает у нас значительное количество времени. Кто не был раздражен, получив совершенно не срочный и не нужен...


Современный этикет: автоответчик и мобильный

Автоответчики позволяют нам практически всегда отвечать на телефонные звонки. Они помогают тем, кто звонит, ведь, оставив свое сообщение, человек чувствует, что он сделала если не всю, то половину...


Как себя вести если Вас представили другому лицу. Правила знакомства.

Как правило, в половине из всех случаев представляете людей не вы, а вас. В подобных ситуациях (быть представленным) так же важно знать правила поведения: Встаньте (если сидите). Когда человека...


Как правильно представить человека

Поздравления и рекомендации в сфере делового общения имеют особое значение. То, как мы приветствуем людей, во многом определяет, как они воспринимают нас самих. Первое впечатление, которое...


Вы прошли собеседование а ответа ещё нет...

Всегда сразу же после прохождения делового интервью отправляйте письмо лицу, которое его проводило. Оно должно быть небольшим и простого содержания: приветствия и обращения к конкретному лицу;...


Мимика и жесты нашего тела

Не для кого не является секретом, что удачно подобранный наряд может буквально преобразить человека, но так же является фактом и то, что неадекватные жесты, поза и мимика могут окончательно все...


О чем говорят позы в которых мы спим

Хотите узнать о своем муже-что новенькое для себя? Говорят, что лучший способ понять человека - это увидеть его спящим. Психологи утверждают, что по позе, которую принимает во сне человек, можно...


Запахи для здоровья и обучения
Ароматерапия ведет свое начало еще со времен поклонения огню и дыму. С того времени человечество накопило много знаний о лечебной и магической силе ароматов цветов и растений, которые со временем ис ...

Современные сценарии стилизованной свадьбы
О современных тенденциях свадебных сценариев рассказала, директор одного из свадебных агентств. В последнее время молодожены выбирают весьма необычный сценарий свадьбы, рассмотрим наиболее популярные. ...

Безупречный вид и макияж деловой женщины
Сдержанность – вот главная отличительная черта макияжа деловой женщины. Собираясь в ресторан, на дискотеку, на вечеринку, можно позволить себе смелые эксперименты с косметикой. Но утром в будн ...

Как лечить бронхит
Острый бронхит - острое диффузное воспаление бронхов. Относится к наиболее частым заболеваниям органов дыхания. От острого бронхита слизистые оболочки бронхов набухают, кровяные сосуды расширяются, ...

Не откладывай на завтра или как все успеть
Сегодня я проснулась под шум соседских «разборок». Акустика хрущевских домов четко передавала раздраженные слова и интонации: «Почему ты не постирала эту рубашку?», - Кричал му ...

Отзывы (0)  Распечатать
Добавление комментария