Не откладывай на завтра или как все успеть

Сегодня я проснулась под шум соседских «разборок». Акустика хрущевских домов четко передавала раздраженные слова и интонации: «Почему ты не постирала эту рубашку?», - Кричал мужчина. «Я не успела, я забыла - с кем не бывает?», - Оправдывалась его «половина». Далее в течение пятнадцати минут звучали взаимные обвинения: кто, что, почему и когда не успел или забыл.

Часто мы жалуемся на нехватку времени, желаем, чтобы в сутках было хотя бы на пару часиков больше, а в нас самих выросло еще две руки и одна голова. Но, пожалуй, и при таких условиях проблемы нестираных рубашек и несвоевременно выполненных проектов оставались бы. Мы иногда пытаемся организовать свое время с целью более эффективного использования, но редко и мало кто доводит эти благие намерения до конца. Вместо того, чтобы жаловаться на постоянную загруженность, попробуйте проанализировать, насколько продуктивно вы используете свое время. Именно с этого специалисты по тайм-менеджменту (науки, изучающей принципы управления временем) советуют начинать планирование.

В результате этого несложного анализа становится понятно, что десятая часть драгоценного времени уходит на перекуры, а половина - на бесполезные разговоры. Поэтому продуктивная деятельность занимает лишь 20-30% рабочего времени. Такое положение дел - достаточно серьезный повод пересмотреть стиль своей работы и жизни. У некоторых может возникнуть вопрос: зачем это мне, ведь времени, как и денег, все равно никогда не хватает? Тайм-менеджмент способен объективно показать - время есть! Его лишь нужно правильно использовать!

Чтобы научиться планировать время, можно, конечно, пойти на курсы тайм-менеджмента. Правда, это недешевое удовольствие. Двухдневное обучение может стоить от 200 долларов США. За эти деньги вам расскажут, как правильно пользоваться органайзером, как составлять план на день, неделю, месяц, год и т.д., определять приоритеты и переводить неважные дела на других. Еще могут процитировать кого из известных финансистов, топ-менеджеров, политиков и людей творческих профессий. Сэкономьте эти деньги и выработайте свой стиль организации собственной жизни.

Планируйте, потому что вы этого достойны

Начните с самого простого. Каждый вечер перед сном составляйте список дел, которые необходимо выполнить завтра. Возможно, у наших читателей возникнет вопрос, стоит ли вообще тратить время на составление подобных списков. К тому же, какой смысл делать это не днем, на работе, а вечером и к тому же незадолго до сна. Оказывается, при таких условиях вы сможете задействовать свое подсознание. Во время сна вы неосознанно будете работать над тем, чтобы решить свои проблемы и достичь поставленных целей. Но чтобы подсознание заработало, необходима отправная точка. И эта точка - составленный вами список. Но не зацикливайтесь на планировании.

Не стоит считать, что чем больше времени вы тратите на него, тем больше времени экономите. Всегда есть предел, после которого эффективность планирования снижается. Эксперты рекомендуют четко планировать около 60% своего рабочего времени, 20% - резервировать для решения непредвиденных вопросов, а 20% оставшихся - вообще посвятить свободной творчества. Поэтому не старайтесь в свой план втиснуть все 10 неотложных дел. В лучшем случае сделаете только 6, в худшем - еще меньше, ведь будете нервничать из-за необходимости решения непредвиденных вопросов.

Важно не просто записать все дела на бумажке, но и сделать это качественно, вдумчиво. По себе знаю - если просто записать все необходимые дела, то сделаю процентов 30; если отведу на каждую из них определенное время - этот показатель увеличится как минимум вдвое. В течение дня мы помним, что нас ждут какие-то дела, но ощущение того, что целый день впереди, расслабляет и мешает их делать. И часто вечером мы вспоминаем, что не выполнили запланированное, злимся за это на себя или прощаем: «Я же не робот! Я - человек! Сделаю завтра ». Чтобы увеличить эффективность от сдачи вечернего списка, специалисты советуют придерживаться метода сочетания критериев "важности и срочности». Просмотрев список дел, необходимо оценить их относительную важность и срочность. Затем все дела распределить следующим образом:

А - важные и срочные;
В - важные и несрочные;
С - неважные и срочные;
Д - неважные и несрочные.

Конечно, сразу будет сложно научиться расставлять приоритеты и распределять дела, но с каждым разом будет все легче и легче.

Помните, что сознание человека может успешно работать только с одним объектом: делом, мыслью или документом. Поэтому когда утром начнете выполнять дела из вашего списка, не распыляться, а сконцентрируйтесь на чем-то одном. Научитесь также осознанно управлять переключением внимания. С одной стороны, любое переключение внимания с задачи на задачу требует затрат времени и сил. С другой, слишком длинное удержание внимания на одном деле утомляет. Поэтому специалисты рекомендуют управлять своим вниманием следующим образом: больше крупных переключений, меньше мелких.

Неприятное дело - тоже дело!

Всем нам время от времени приходится заниматься вопросами, которые нам неинтересны или неприятны. И большинство из нас старается эти дела отодвинуть или отложить. Как следствие - затраты времени на их выполнение увеличиваются! Нужно взглянуть неприятности прямо «в лицо»; признать, что еще большую неприятность вызывает промедление; разбудить в себе энтузиазм, который поможет вам преодолеть неприятие этого дела. Если этого не сделать, нерешенная проблема будет преследовать вас, пока вы ее не избавитесь. И мысли о ней будут вызывать у вас еще большее раздражение.

Учтите собственные суточные биоритмы - подъемы и спады жизненного тонуса и умственной деятельности. В периоды подъема следует заниматься творческой работой, или же тем, что требует умственного напряжения и значительной концентрации внимания. А вот в период спада следует решать рутинные вопросы, заниматься административной деятельностью, работать с корреспонденцией. Подумайте, подъем или покоя нуждается ваша «неприятное дело» и выполните ее именно тогда, когда ваш организм больше всего на это настроен.

Скажите НЕТ хронофаги

Хронофаги называют поглотителей времени. Это и люди - коллеги по работе, клиенты, близкие, что звонят не вовремя, и некоторые прелести цивилизации - Интернет, компьютер, телевизор и т.п.. И если во многих фирмах администрация успешно борется с нецелевым использованием Интернета и рабочего компьютера, то с людьми-хронофаги вам придется бороться самостоятельно. Речь идет, в первую очередь, о такой ситуации: у некоторых людей может появиться привычка обращаться к вам с просьбой выполнить те или иные дела, потому что вы сами приучили их к этому. Если вы можете удовлетворить их и не жертвовать при этом своими приоритетами, тогда вперед!

Если вы сможете найти компромисс и частично выполнить их просьбу без ущерба для себя - это тоже нормально! Но если подобные обращения только осложняют вашу жизнь и отнимают драгоценное время - научитесь говорить «нет»! Один из советов специалистов по тайм-менеджменту звучит так: не пытайтесь переубедить людей. Их убеждения - это их личное дело. Не стоит тратить время на бессмысленные разговоры и споры. Выскажите свое мнение, согласитесь с тем, что признаете и отбросьте то, что не воспринимаете. После этого закончите разговор. Скорее всего, у оппонента вопросов больше не возникнет.

Точность - вежливость королей

Вы никогда не задумывались, почему все время опаздываете? Этой пагубной привычке может быть множество объяснений - элементарное халатность, неумение управлять собственным временем, подсознательный протест или нежелание быть где вовремя. Некоторые люди (чаще - женщины) опаздывают умышленно, ведь куда бы мы не опоздали - мы привлекаем к себе внимание. Зайдя в офис, на вечеринку или на концерт позже остальных, мы привлекаем к себе взгляды присутствующих. Все сводится к дешевому поиску внимания, которого нам не хватает в других ситуациях.

Позаботьтесь о своей пунктуальности и про хороший имидж в глазах окружающих, обратившись к некоторым принципам:

•  Обязательно задайте себе вопрос: а почему мне необходимо положить конец опозданием? Это может быть и угроза увольнения, и лишение премии и т.д.. Когда вы сможете мотивировать необходимость приходить в строго определенное время, вы прекратите опаздывать.
•  Ставьте таймер, например - 5 минут на умывание, 15 - на завтрак, 20 - на одевание и макияж. Обязательно заведите будильник на время выхода из дома.
•  Иногда люди намеренно переводят часы на несколько минут вперед. Это не выход. Во-первых, жить все же лучше согласно реальному времени, чтобы не потерять ориентацию во времени и пространстве. Во-вторых, не так легко обмануть ваше подсознание - она будет помнить, что у вас в запасе есть столько минут, на сколько вы перевели часы, и вы все равно будете опаздывать, даже с переведенными стрелками.
•  Готовьтесь к выходу из дома накануне, тогда не возникнет целой кучи проблем: что надеть, где колготки, куда подевалась папка с документами. За первые успехи можете побаловать себя маленьким подарком за каждый своевременный приход. Но только за первые, дальше это должно стать нормой.
•  Если ваши опоздания обусловлены хроническим недосыпанием и нежеланием вставать с постели - вкладывайтесь спать пораньше. Это и для здоровья полезно!

«Время - деньги», так написал еще в 1748 году известный нам по изображениям на стодолларовых купюрах ученый и политический деятель Бенджамин Франклин в одной из своих работ. Но мы об этом все время забываем и теряем из-за этого те же самые деньги, возможности, перспективы, здоровье, уважение к самим себе. Найдите в себе силы обуздать свою слабость и станьте обладателем времени!